Secrétaire Assistant(e)
TP SA
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Formation créée le 01/12/2023. Dernière mise à jour le 08/04/2024.
Version du programme : 3
Programme de la formation
Nous formons au métier de secrétaire assistant(e), métier nécessitant une grande polyvalence. Les principales missions sont d'assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités, être un appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut aussi contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques. Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Tarif pour le candidat : 100% pris en charge Tarif pour l’organisme financeur : en moyenne 6534 € ( Montant moyen pour un contrat d'apprentissage fixé sur la base du référentiel France Compétence, 0% reste à charge pour l’entreprise ) Plusieurs dispositifs existent pour financer cette formation: ils dépendent de la situation du candidat et de l’entreprise. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations sur les financements et les prises en charge. Débouchés: Secrétaire, Secrétaire administratif, Secrétaire polyvalent, Assistant administratif, Assistant d'entreprise
Objectifs de la formation
- Produire des documents professionnels courants
- Communiquer des informations par écrit
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- Planifier et organiser les activités de l'équipe
- Assurer l'administration des achats et des ventes
- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
- Aptitudes travaillées : rigueur, aisance sur les outils informatiques, organisation
- Compétences en fin de parcours : capacité à gérer plusieurs actions en même temps, aisance à communiquer
Profil des bénéficiaires
- Entreprises privées
- Salariés ou demandeurs d'emploi de plus de 17 ans
- Maîtriser les savoirs de base en lecture, écriture et calculs
- Être âgé(e) de 17 ans minimum
Contenu de la formation
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Tronc Commun
- Etre citoyen : connaitre les institutions
- Cohésion du groupe
- Digiforma
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Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
- La saisie et la présentation des documents professionnels courants en utilisant l'application bureautique la plus appropriée à la production attendue
- La transmission des informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et/ou externes à l'entreprise
- La rédaction et la présentation des écrits professionnels pour communiquer des informations de façon efficace
- La conception et la mise en œuvre d'un plan de classement pour garantir l'accessibilité aux dossiers par les tiers habilités
- L'accueil des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés
- Le traitement des appels entrants et sortants sur différents canaux
- L'assurance de la transmission des messages en utilisant les outils de communication adaptés
- La planification des rendez-vous et l'organisation des réunions
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Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
- Le traitement des commandes clients et la gestion de leur suivi
- L'actualisation des fichiers et l'édition des documents commerciaux et les états et les relances de paiement
- L'identification des cas pouvant être traités en autonomie
- Prévenir la hiérarchie en cas de situation litigieuse
- L'élaboration et l'actualisation des tableaux de suivi et la présentation sous forme de graphique
- La vérification de la cohérence du résultat avec l'objectif recherché et la mise en évidence des éléments significatifs pour faciliter l'analyse des résultats
- Les formalités administratives liées à l'embauche, au départ et aux absences des salariés
- La création et l'actualisation des plannings de gestion des absences après collecte des informations auprès de l'équipe
Une équipe de professionnels expérimentés dans le métier de votre formation pour vous accompagner dans votre projet.
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- Suite de Parcours : TP Assistant(e) Manager d'Unité Marchande
- Possibilité d'obtenir, en qualification partielle, des certificats de compétences professionnelles (CCP).
- 46T32402 / RNCP 36804