Employé(e) Administratif et d’Accueil
TP EAA
Formation créée le 04/04/2024. Dernière mise à jour le 26/04/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Nous formons l'Employé(e) Administratif et d’Accueil afin d'exercer ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service. Dans le respect des consignes et en prenant en compte l’environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l’aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure. Au quotidien, il assure l’accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d’information tant à l’interne qu’à l’externe. L’emploi s’exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil nécessitant un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L’utilisation quotidienne d’outils collaboratifs, d’une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques. Tarif pour le candidat : 100% pris en charge Tarif pour l’organisme financeur : en moyenne 5850 € ( Montant moyen pour un contrat d'apprentissage fixé sur la base du référentiel France Compétence, 0% reste à charge pour l’entreprise ) Plusieurs dispositifs existent pour financer cette formation: ils dépendent de la situation du candidat et de l’entreprise. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations sur les financements et les prises en charge. Débouchés: Agent administratif, Employé(e) administratif, Employé(e) de bureau, Agent d'accueil
Objectifs de la formation
- Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte
- Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur
- Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information
- Trier et traiter les mails et le courrier
- Classer et archiver les informations et les documents
- Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
- Traiter les appels téléphoniques
- Répondre aux demandes d’informations internes et externes
- Aptitudes travaillées : aisance à communiquer, capacité à s'organiser, rigueur quotidienne
- Compétences en fin de parcours : capacité d'adaptation, capacité à répondre aux besoins d'une clientèle, capable de réaliser plusieurs tâches en même temps
Profil des bénéficiaires
- Entreprises privées
- Salariés ou demandeurs d'emploi de plus de 17 ans
- Maîtriser les savoirs de base en lecture, écriture et calculs
- Être âgé(e) de 17 ans minimum
Contenu de la formation
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Tronc Commun
- Être citoyen : connaitre les institutions
- Cohésion du groupe
- Digiforma
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Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure
- Rédiger des mails et courriers simples, à partir de modèles ou de consignes
- Effectuer tous travaux de saisie, de présentation et de mise en forme de documents professionnels courants (notes, tableaux, comptes rendus, etc.) en respectant les chartes graphiques et les règles orthographiques, syntaxiques et grammaticales et en s’assurant de la fiabilité des informations saisies
- Consulter et actualiser des agendas, des tableaux de suivi et des plannings
- Réceptionner les mails de la messagerie générique de la structure, les trier, les filtrer et les transmettre aux destinataires concernés
- Assurer le classement, la sauvegarde les fichiers et les dossiers, en local ou en ligne en respectant l'organisation existante dans la structure
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Assurer l’accueil d’une structure
- Organiser son espace pour accueillir, renseigner et orienter les visiteur
- Assurer simultanément le traitement des appels téléphoniques, la transmission des messages et l'actualisation des agendas des collaborateurs en fonction des différents appels
- Assurer l'accueil physique, répondre et traiter, en temps réel, les demandes d’information d’interlocuteurs multiples et variés
Une équipe de professionnels expérimentés dans le métier de votre formation pour vous accompagner dans votre projet.
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM)
- Mises en situation
- Formulaires d'évaluation de la formation
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation
- Documents supports de formation projetés
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- Suite de parcours : TP Secretaire Assistant(e)
- Possibilité d'obtenir, en qualification partielle, des certificats de compétences professionnelles (CCP)
- 56T32402 / RNCP 36803